Como faço para ter meus documentos eletrônicos e digitais organizados?

A organização documental para versões eletrônicas e digitais é essencial para a produtividade e fluidez do trabalho interno.

31/08/2020


Muito provavelmente você já viveu uma situação em que precisou de um documento urgente e não sabia onde ele estava ou ficou horas procurando pelas pastas um documento eletrônico.

Problemas como estes podem ser bastante comuns para empresas de todo porte, por isso a gestão de documentos, mesmo na versão digital, é essencial!

Essa tarefa precisa ser qualificada e estruturada com algumas práticas. A organização deve ser feita com etapas processuais que facilitem a busca e ajudem na hora de garantir a produtividade da equipe!

Quer melhorar os seus resultados e organizar os documentos eletrônicos e digitais? Continue a leitura!


Organização de documentos eletrônicos e digitais

A organização dos arquivos da sua empresa é extremamente importante para o bom funcionamento da mesma, e até mesmo para a sua vida pessoal.

Para que essa gestão e organização seja bem feita, é preciso dedicação e conhecimento da corporação, os setores, suas hierarquias e o fluxo do trabalho.

Tratar e ordenar os arquivos de forma adequada demanda tempo e uma metodologia bem clara, que permita o acesso rápido de informações específicas.

A organização exige também uma avaliação de todo o material já arquivado e o monitoramento constante dos documentos que trafegam pela empresa, para que tudo fica em seu devido lugar.

Existem algumas etapas para organização correta de documentos eletrônicos e digitais, criando um processo eficiente e muito mais ágil.


Levantamento de dados

Primeiramente, é essencial conhecer cada parte da organização, desde o fluxo de funcionamento, até os documentos recebidos, gerados e o regime interno. Dessa forma, é preciso entender todo o processo para coletar o máximo de informação possível.

Procure analisar o gênero de cada documento, o volume, estado de conservação e a exigência de protocolos.


Planejamento

O planejamento é importantíssimo, pois é nesse momento em que se esboçam métodos para que a organização dos documentos seja eficiente: arquivamento, classificação, tipo de ordem e armazenamento.

É preciso elaborar um plano arquivístico levando em consideração as necessidades da organização, sem desconsiderar disposições legais.


Classificação de documentos

Os documentos eletrônicos e digitais precisam estar ordenados de maneiras diferentes, respeitando critérios como: 

  • tipologia;

  • nome;

  • setor;

  • data;

  • número; 

  • OBS.


É necessário também realizar uma análise de atividades desenvolvidas pela organização, observando as solicitações de documentos.


Principais métodos de arquivamento

Assim como as etapas descritas acima, o arranjo irá ordenar os documentos, garantindo que os profissionais e especialistas tenham acesso a essa gestão com facilidade.

Entre os principais métodos de arquivamento utilizados, destacamos:

  1. Alfabético;

  2. Geográfico;

  3. Numérico;

  4. Assunto ou ideográficos;

  5. Pastas separadas por estruturas.


O GED dentro da organização de documentos

O GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos - é uma maneira muito simples, segura, moderna e eficiente para armazenamento e organização de documentos eletrônicos e digitais.

A Arquivoteca garante uma busca de fácil acesso e conservação permanente de suas informações. Além disso, com esse processo você tem em suas mãos, total segurança e proteção de dados.

Manter os documentos digitais organizados é um processo contínuo, além da praticidade de checar os arquivos no momento que precisar, nossas soluções mantêm tudo armazenado em nuvem.

Ganhe produtividade e tempo em tarefas internas com a organização de documentos eletrônicos e digitais, dedicando-se cada vez mais às questões fundamentais para o seu negócio!

Abra espaço para o futuro com nossas soluções!


mtvendas@arquivoteca.com.br | comercial@arquivoteca.com.br 

(67) 3378-3100 | (65) 3611 7999

Comentários

FACEBOOK COMMENTS WILL BE SHOWN ONLY WHEN YOUR SITE IS ONLINE

conteudos