Gestão de documentos eficiente: como transformar sua empresa

O gerenciamento correto dos arquivos pode impulsionar o crescimento da sua empresa. Descubra como.

14/04/2021


Diariamente, toda empresa precisa lidar com uma infinidade de documentos, que vão desde contratos até recibos e contas a pagar. Portanto, é fácil compreender como a capacidade de gerenciar esses arquivos está diretamente relacionada à eficiência dos processos de uma organização. 

Sem essa gestão, a empresa torna-se cada vez mais burocrática, desperdiçando tempo e recursos para acessar arquivos específicos em meio às pilhas de papel. Além disso, aumentam-se os riscos jurídicos e financeiros, principalmente quando falamos de documentos fiscais. 

Portanto, é essencial que a empresa tenha uma boa organização interna, com estratégias de arquivamento adequadas ao cenário de transformação digital que estamos vivenciando. 

Neste artigo, falaremos sobre o que é gestão de documentos e como ela pode impulsionar o crescimento da sua empresa. Continue a leitura para saber mais!


O que é gestão de documentos?

A gestão de documentos é definida pelo conjunto de processos que envolvem o armazenamento, a organização e o uso inteligente dos arquivos da empresa. Tais arquivos podem ser de diferentes tipos, como contratos, escrituras, guias de impostos e folhas de pagamento, entre outros. 

Essa gestão pode ser feita com os documentos físicos e digitais da empresa, de acordo com os recursos disponíveis e com o volume de arquivos produzidos. Assim, a gestão de documentos ajuda a solucionar problemas de falta de espaço, lentidão nos processos e perdas de informações importantes para o funcionamento da empresa. 

 

Qual a importância da gestão de documentos?

A maturidade documental de uma empresa está diretamente ligada ao seu sucesso financeiro - e isso pode ser comprovado por meio de dados estatísticos. 

Segundo uma pesquisa conduzida pela PwC, os gestores normalmente perdem 1 mês do ano apenas procurando informações que foram armazenadas em locais inadequados. Além disso, de 2% a 5% dos arquivos organizacionais são extraviados, perdidos ou alocados incorretamente. 

Outro levantamento, realizado pelo Sebrae sobre a “causa mortis” empresarial, identifica que a falência dos negócios está diretamente relacionada com a falta de estratégias para arquivar e gerenciar documentos. 

Os números são reveladores: entre os falidos, 46% não sabiam o número de clientes que possuíam, 39% não tinham dados concretos sobre seu capital de giro e 38% não sabiam o número de concorrentes. 

Essas estatísticas nos mostram que não é possível gerenciar uma empresa sem dados seguros e centralizados: presentes nos arquivos gerados diariamente, eles são o fio condutor de todos os processos. 

 

Como arquivar documentos de forma eficiente?

Existem algumas práticas que devem ser adotadas, a fim de simplificar o processo de gestão de documentos. Confira algumas delas a seguir:

 

Faça uma triagem dos documentos

Primeiramente, é preciso avaliar os documentos em circulação na empresa, descartando os arquivos sem valor e mantendo aqueles que são relevantes de alguma forma. 

Posteriormente, será preciso classificar e arquivar tais documentos de acordo com sua fase de vida: corrente (em uso atual), intermediária (armazenamento provisório, com possibilidade de acesso esporádico) ou permanente (arquivo definitivo). 

Na triagem, são agregados papéis do mesmo setor e de assuntos em comum, por exemplo.


Crie políticas de acesso e uso dos documentos

Como medida de segurança, tanto com relação à integridade dos documentos quanto ao funcionamento administrativo da empresa de forma geral, é necessário criar regras para o arquivamento e o acesso desses documentos. 

Assim, seja qual for o formato do documento (físico ou digital), é possível gerenciar os arquivos com acesso livre e aqueles destinados apenas às lideranças. Tal controle pode ser feito por senhas, métodos de solicitação e normas de uso dos documentos.

 

Crie uma tabela de temporalidade

Descartar parte dos papéis ou arquivos digitais é necessário para liberar espaço nas prateleiras ou softwares da empresa. No entanto, cada tipo de documento possui um prazo de vida útil que deve ser respeitado. 

A tabela de temporalidade determina o tempo de arquivamento de cada tipo de documento, evitando que os funcionários se desfaçam de recibos, duplicatas e contratos antes do prazo estabelecido pela legislação vigente. 

 

Utilize a tecnologia a seu favor 

Uma das maneiras mais eficientes de organizar os arquivos de sua empresa é por meio da Gestão Eletrônica de Documentos (GED), um software que integra todos os dados da companhia em uma única plataforma, de forma organizada e separada por filtros. 

Investir em GED agiliza as tarefas diárias, uniformiza os processos, tornando-os mais compreensíveis, faz backups automáticos e minimiza a perda de dados.  


Neste artigo, falamos sobre a importância da gestão eficiente de documentos e como ela pode otimizar os resultados da sua organização. 

Na Arquivoteca, você conta com soluções desenvolvidas especialmente para tornar a rotina de sua empresa mais ágil e competitiva, gerenciando tarefas e documentos de forma efetiva. 


Conte com a Arquivoteca para dar um passo em direção ao futuro. Afinal, cuidar de seus documentos é nosso papel. 

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