Como a Gestão Eletrônica de Documentos pode ajudar a gerenciar a sua empresa

14/02/2022


Já se foi o tempo em que o gerenciamento manual de documentos atendia as necessidades da sua empresa. Hoje, é essencial o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). 

Continue a leitura para saber como funciona essa tecnologia e como ela pode auxiliar no gerenciamento da sua empresa.


O que é GED?

GED é uma solução tecnológica responsável por promover a digitalização, o armazenamento, a gestão e o controle de acesso dos documentos. 

Com isso, é possível ter consultas seguras, rápidas e de qualquer lugar aos materiais e informações de documentos corporativos. Além disso, todos os conteúdos ficam protegidos de extravios, danos e de vazamento de dados.

Muitas ferramentas integram o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, desde a captura até a automação de processos relacionados à organização documental. 

Os documentos gerenciados, como planilhas, contratos, recibos e demais informações empresariais são digitalizados e organizados dentro de um sistema, onde podem ser posteriormente acessados apenas por pessoas autorizadas. 

 

GED nas empresas 

A implantação do GED nas empresas promove a organização correta das informações, materiais e conteúdos corporativos, além de garantir a segurança dos dados

Assim, o sistema para a gestão de documentos é altamente indicado para setores que lidam com documentos, como: 

  • Administrativo e financeiro;

  • Contabilidade;

  • Jurídico;

  • Recursos humanos;

  • Demais setores que manuseiam documentos, como a área comercial, marketing e outros.

Todos os documentos referentes a essas áreas que antes ocupavam espaço em gavetas e até salas, hoje podem ser digitalizados e armazenados sem ocupar espaço físico. 


Quais as vantagens de usar o gerenciamento eletrônico de documentos?

Como resultado de todos os processos implementados pelo GED, sua organização obtém inúmeros benefícios. Vamos ver os principais:

1. Otimização do tempo e da produtividade

Sabia que um funcionário pode perder até duas horas por dia buscando documentos extraviados ou perdidos entre os setores da empresa? É o que diz uma pesquisa da ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos).

Com isso já é possível notar que a tecnologia é uma grande aliada para a empresa em questão de organização, agilidade, eficiência, otimização do tempo e produtividade.  

 

2. Economia

Ainda de acordo com a ABGD, grandes organizações perdem um documento a cada 12 segundos, sendo o valor para recuperá-lo em média US$120. Com o GED, os gestores eliminam a perda de arquivos, economizando e muito neste sentido.

Outro ponto relativo à economia está na redução ou até eliminação de espaços físicos destinados para a guarda de arquivos físicos.

 

3. Segurança dos dados

A tecnologia tem um papel muito importante para a segurança dos dados e informações. Afinal, evita que os documentos fiquem expostos a riscos físicos como poeira, sol e umidade, que causam a deterioração e a consequente perda dos conteúdos.

Com os documentos digitalizados na nuvem, seus dados estarão seguros com medidas fortalecidas de segurança, como backups e criptografia, dificultando ataques cibernéticos. 

Investir em tecnologias e digitalização é garantia para sua empresa de se destacar no mercado, sair na frente da concorrência e aumentar a competitividade. 

O GED pode ajudar para ter sucesso na implementação da transformação digital. A Arquivoteca é a sua melhor solução! Conheça nosso serviço de gestão de documentos e leve sua empresa para outro patamar! 

 

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