Certamente você já ouviu falar em diversas ferramentas tecnológicas criadas para auxiliar a atividade gerencial. Esses recursos contribuem para a otimização dos processos, o que consequentemente impacta nos resultados e faturamentos.
No entanto, existem diversos sistemas e metodologias que podem ser implementados, tais como o BPM, o GED e o ERP. Em meio a tantas siglas, é comum que os gestores fiquem confusos sobre as funções de cada sistema e acabam não implantando nenhum deles.
Para que você entenda a importância de cada uma das soluções que citamos, preparamos este artigo. Assim, você fica por dentro do assunto e faz uma escolha mais assertiva rumo à transformação digital. Continue a leitura!
BPM – Business Process Management
De forma geral, o BPM (Business Process Management, Gerenciamento de Processos do Negócio, em inglês) é uma disciplina gerencial. Por meio do BPM, os gestores passam a enxergar a empresa através da ótica de seus processos.
Trata-se de uma visão sistêmica, que considera os processos como o que eles realmente são: tarefas que estão interligadas, dependentes entre si. Assim, aquela concepção de departamentos separados, sem relação de um com o outro, é deixada para trás.
O BPM é um conjunto de conhecimentos e práticas de gestão, não é uma metodologia nem um software. É, em resumo, uma capacidade básica da empresa, com o objetivo de entregar valor para o cliente, eliminar desperdícios e otimizar os processos.
Para a implementação do BPM, existem alguns passos básicos:
Conhecer o funcionamento dos processos da empresa;
Realizar o mapeamento desses processos;
Verificar as falhas que ocorrem durante este fluxo, eliminando os desperdícios;
Propor melhorias de acordo com o que foi constatado nas etapas anteriores.
Como dissemos, o BPM é uma forma de gerenciar. Mas existem os BPMS, o Business Process Management Software que, como o nome indica, é um software utilizado com a finalidade de implementar tais conhecimentos.
Assim, é possível interligar os departamentos da empresa e automatizar inúmeras atividades.
GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é um conjunto de ferramentas tecnológicas desenvolvidas com o objetivo de otimizar o processo de administração de documentos no ambiente digital.
Desta forma, os processos de recebimento, armazenamento, consulta, atualização e compartilhamento de informações são repensados para diminuir os custos e potencializar os resultados da empresa.
Com o GED, os gestores terão mais segurança e praticidade para reunir e controlar os dados relativos aos seus negócios. Afinal, as informações estratégicas devem ser de fácil acesso, para que as decisões sejam tomadas com mais assertividade.
Entre os benefícios da utilização de um sistema GED, podemos citar:
Rapidez na localização de documentos: além de eliminar a necessidade de deslocamento até a área de arquivos, o GED facilita a localização dos documentos, que podem ser classificados por nome, tipo ou termos associados;
Aumento da produtividade: reduzindo o tempo necessário para a localização de documentos, o GED permite o aumento da produtividade nas funções administrativas;
Controle automático de versões de documentos: o GED mantém registradas as versões anteriores dos arquivos, minimizando os erros nas tomadas de decisões;
Redução de custos com materiais de escritório: a necessidade do uso de papéis e documentos impressos é consideravelmente reduzida, o que também impacta nos custos da empresa;
Facilidade no compartilhamento de arquivos: com o GED, o e-mail deixa de ser a principal forma de envio de documentos, de forma que os arquivos ficam disponíveis para compartilhamento imediato, facilitando o trabalho em equipe.
ERP – Enterprise Resource Planning
Por fim, falaremos do ERP (Enterprise Resource Planning, Planejamento de Recursos Empresariais, em inglês). Tratam-se de soluções informatizadas para auxiliar na gestão dos processos organizacionais.
O ERP é composto por vários módulos, correspondentes aos setores de uma organização: administrativo, financeiro, contábil, gestão de pessoas, compras, entre outros. Assim como no BPM, o ERP oferece uma visão sistêmica e integrada da empresa. Ao invés de uma gestão vertical, compartimentalizada, tem-se uma gestão horizontal, em que cada informação ou processo tem relação com vários outros.
O principal objetivo de um software de ERP é conectar os fluxos informacionais da empresa, permitindo que todos os setores da organização tenham acesso a informações estratégicas ao mesmo tempo. Desta forma, o esforço para o compartilhamento de dados é reduzido, o que torna a empresa mais ágil na tomada de decisão.
Dentre os valores que o ERP entrega, podemos destacar:
Integração do conhecimento organizacional, otimizando e padronizando os processos;
Redução de custos, diminuindo retrabalhos e desperdícios, além de aumentar o retorno sobre o investimento;
Aumento da produtividade, uma vez que os trabalhos manuais e repetitivos são substituídos por processos automatizados e ágeis;
Alinhamento estratégico, com todos os setores da empresa trabalhando para atingir o mesmo objetivo.
Neste artigo, falamos sobre como algumas soluções tecnológicas podem ajudar a alavancar o seu negócio, por meio do entendimento de seus processos e automatização de tarefas. Focar nas atividades estratégicas, sem se preocupar com questões burocráticas e repetitivas é a chave para o sucesso de qualquer gestor.
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