Muito provavelmente você já viveu uma situação em que precisou de um documento urgente e não sabia onde ele estava ou ficou horas procurando pelas pastas um documento eletrônico.
Problemas como estes podem ser bastante comuns para empresas de todo porte, por isso a gestão de documentos, mesmo na versão digital, é essencial!
Essa tarefa precisa ser qualificada e estruturada com algumas práticas. A organização deve ser feita com etapas processuais que facilitem a busca e ajudem na hora de garantir a produtividade da equipe!
Quer melhorar os seus resultados e organizar os documentos eletrônicos e digitais? Continue a leitura!
A organização dos arquivos da sua empresa é extremamente importante para o bom funcionamento da mesma, e até mesmo para a sua vida pessoal.
Para que essa gestão e organização seja bem feita, é preciso dedicação e conhecimento da corporação, os setores, suas hierarquias e o fluxo do trabalho.
Tratar e ordenar os arquivos de forma adequada demanda tempo e uma metodologia bem clara, que permita o acesso rápido de informações específicas.
A organização exige também uma avaliação de todo o material já arquivado e o monitoramento constante dos documentos que trafegam pela empresa, para que tudo fica em seu devido lugar.
Existem algumas etapas para organização correta de documentos eletrônicos e digitais, criando um processo eficiente e muito mais ágil.
Primeiramente, é essencial conhecer cada parte da organização, desde o fluxo de funcionamento, até os documentos recebidos, gerados e o regime interno. Dessa forma, é preciso entender todo o processo para coletar o máximo de informação possível.
Procure analisar o gênero de cada documento, o volume, estado de conservação e a exigência de protocolos.
O planejamento é importantíssimo, pois é nesse momento em que se esboçam métodos para que a organização dos documentos seja eficiente: arquivamento, classificação, tipo de ordem e armazenamento.
É preciso elaborar um plano arquivístico levando em consideração as necessidades da organização, sem desconsiderar disposições legais.
Os documentos eletrônicos e digitais precisam estar ordenados de maneiras diferentes, respeitando critérios como:
tipologia;
nome;
setor;
data;
número;
OBS.
É necessário também realizar uma análise de atividades desenvolvidas pela organização, observando as solicitações de documentos.
Assim como as etapas descritas acima, o arranjo irá ordenar os documentos, garantindo que os profissionais e especialistas tenham acesso a essa gestão com facilidade.
Entre os principais métodos de arquivamento utilizados, destacamos:
Alfabético;
Geográfico;
Numérico;
Assunto ou ideográficos;
Pastas separadas por estruturas.
O GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos – é uma maneira muito simples, segura, moderna e eficiente para armazenamento e organização de documentos eletrônicos e digitais.
A Arquivoteca garante uma busca de fácil acesso e conservação permanente de suas informações. Além disso, com esse processo você tem em suas mãos, total segurança e proteção de dados.
Manter os documentos digitais organizados é um processo contínuo, além da praticidade de checar os arquivos no momento que precisar, nossas soluções mantêm tudo armazenado em nuvem.
Ganhe produtividade e tempo em tarefas internas com a organização de documentos eletrônicos e digitais, dedicando-se cada vez mais às questões fundamentais para o seu negócio!
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