Como usar a assinatura eletrônica no seu RH e Departamento Pessoal

Entenda como a assinatura eletrônica pode ser utilizada em diversos setores da sua empresa e aumentar sua produtividade. 

A transformação digital mudou e tem mudado a forma como muitas empresas realizam seus processos internos. Já não faz mais sentido termos que nos deslocar até o departamento pessoal para validar documentos ou esperar que o chefe de RH venha em nossa mesa para colher alguma assinatura.

Nesse cenário, a assinatura eletrônica é uma ferramenta que tem sido cada vez mais utilizada, principalmente entre os setores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal. 

Esse é um recurso que oferece diversos benefícios, tais como centralização das informações, agilidade, eficiência e diminuição do consumo de papel.  

Neste artigo, você vai descobrir como usar a assinatura eletrônica em sua empresa e como a tecnologia pode ser uma importante aliada para bons resultados. 

O que é assinatura eletrônica e como ela funciona 

Existem diversos tipos de assinatura eletrônica, englobando várias formas de autenticação. Os mais comuns são: login e senha, leitura biométrica, reconhecimento do IP, firma digitalizada e assinatura digital. 

A assinatura eletrônica é uma ferramenta que garante a autenticidade, confidencialidade e integridade das informações organizacionais que circulam no ambiente digital. 

Trata-se também de um mecanismo de comprovação de identidade de uma pessoa, uma vez que é possível validar as credenciais ao assinar o documento eletrônico, que fica protegido por uma chave criptografada. 

Em tempos de pandemia, em que muitas empresas adotaram o regime de home office, essa tecnologia pode ser uma importante aliada para minimizar a burocracia e a papelada. Assim, é possível formalizar contratos sem precisar comparecer ao local em que essa assinatura ocorreria, nem aguardar o envio dos documentos pelo correio. 

É importante destacar que a assinatura eletrônica está assegurada pela Medida Provisória 2.200/2001-2, uma das primeiras ações governamentais a regulamentar as transações eletrônicas no país. 

Benefícios da assinatura eletrônica

Conforme pôde ser visto anteriormente, o uso da assinatura eletrônica permite conquistar mais agilidade nos processos internos, uma vez que elimina tarefas que desperdiçam o tempo dos funcionários e faz com que tudo corra mais rapidamente. 

Existem outras vantagens associadas ao uso dessa ferramenta, que possibilita a assinatura de documentos de qualquer lugar e qualquer dispositivo. Confira:

Acelerar o recrutamento de funcionários:  Reduz o tempo de admissão, já que o novo colaborador não precisará esperar semanas até que a documentação fique pronta e ele possa começar a trabalhar. 

Aumentar a produtividade da equipe: Com a assinatura eletrônica, seus funcionários param de perder tempo procurando documentos físicos e podem se concentrar nas demandas que realmente importam. 

Centralizar as informações: Crie uma gestão de dados unificada, mantendo os documentos em um único sistema, facilitando a organização da empresa e proporcionando o acesso dos arquivos por múltiplos profissionais autorizados. 

Diminuir custos: Utilize a assinatura eletrônica e permita a redução de gastos com logística de documentos, impressão e até armazenamento dos arquivos. 

Como usar a assinatura eletrônica 

Existem diversas aplicações desse recurso dentro do ambiente organizacional, especialmente nos setores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal. A seguir, conheça os principais usos da assinatura eletrônica nessas repartições:

Validação de contratos

Seja para admissão de novos funcionários ou contratação de serviços, a assinatura eletrônica facilita a validação de documentos importantes para os processos da empresa, podendo ser utilizada de qualquer lugar e trazendo mais agilidade para o dia a dia organizacional.

Assinatura da folha de pagamento e benefícios

Não é mais necessário que os funcionários façam fila na porta do DP para assinar a folha de ponto ou que o responsável pelo setor passe de mesa em mesa para validar o documento. 

Desta forma, a ferramenta pode ser utilizada para a contratação de planos de saúde, entrega de holerites, confirmação de entrega de materiais, entre outros. 

Neste artigo, falamos sobre como a assinatura eletrônica pode facilitar a rotina nos setores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal, principalmente porque traz mais agilidade para tarefas burocráticas e repetitivas. 

Esse é apenas mais um recurso trazido pela transformação digital para dentro das empresas – e não deve ser ignorado por aqueles que desejam se destacar no seu mercado de atuação. 

Conte com a Arquivoteca para criar a assinatura eletrônica de sua equipe e dar um passo em direção ao futuro. Afinal, cuidar de seus documentos é nosso papel. 

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