Diariamente, toda empresa precisa lidar com uma infinidade de documentos, que vão desde contratos até recibos e contas a pagar. Portanto, é fácil compreender como a capacidade de gerenciar esses arquivos está diretamente relacionada à eficiência dos processos de uma organização.
Sem essa gestão, a empresa torna-se cada vez mais burocrática, desperdiçando tempo e recursos para acessar arquivos específicos em meio às pilhas de papel. Além disso, aumentam-se os riscos jurídicos e financeiros, principalmente quando falamos de documentos fiscais.
Portanto, é essencial que a empresa tenha uma boa organização interna, com estratégias de arquivamento adequadas ao cenário de transformação digital que estamos vivenciando.
Neste artigo, falaremos sobre o que é gestão de documentos e como ela pode impulsionar o crescimento da sua empresa. Continue a leitura para saber mais!
O que é gestão de documentos?
A gestão de documentos é definida pelo conjunto de processos que envolvem o armazenamento, a organização e o uso inteligente dos arquivos da empresa. Tais arquivos podem ser de diferentes tipos, como contratos, escrituras, guias de impostos e folhas de pagamento, entre outros.
Essa gestão pode ser feita com os documentos físicos e digitais da empresa, de acordo com os recursos disponíveis e com o volume de arquivos produzidos. Assim, a gestão de documentos ajuda a solucionar problemas de falta de espaço, lentidão nos processos e perdas de informações importantes para o funcionamento da empresa.
Qual a importância da gestão de documentos?
A maturidade documental de uma empresa está diretamente ligada ao seu sucesso financeiro – e isso pode ser comprovado por meio de dados estatísticos.
Segundo uma pesquisa conduzida pela PwC, os gestores normalmente perdem 1 mês do ano apenas procurando informações que foram armazenadas em locais inadequados. Além disso, de 2% a 5% dos arquivos organizacionais são extraviados, perdidos ou alocados incorretamente.
Outro levantamento, realizado pelo Sebrae sobre a “causa mortis” empresarial, identifica que a falência dos negócios está diretamente relacionada com a falta de estratégias para arquivar e gerenciar documentos.
Os números são reveladores: entre os falidos, 46% não sabiam o número de clientes que possuíam, 39% não tinham dados concretos sobre seu capital de giro e 38% não sabiam o número de concorrentes.
Essas estatísticas nos mostram que não é possível gerenciar uma empresa sem dados seguros e centralizados: presentes nos arquivos gerados diariamente, eles são o fio condutor de todos os processos.
Como arquivar documentos de forma eficiente?
Existem algumas práticas que devem ser adotadas, a fim de simplificar o processo de gestão de documentos. Confira algumas delas a seguir:
Faça uma triagem dos documentos
Primeiramente, é preciso avaliar os documentos em circulação na empresa, descartando os arquivos sem valor e mantendo aqueles que são relevantes de alguma forma.
Posteriormente, será preciso classificar e arquivar tais documentos de acordo com sua fase de vida: corrente (em uso atual), intermediária (armazenamento provisório, com possibilidade de acesso esporádico) ou permanente (arquivo definitivo).
Na triagem, são agregados papéis do mesmo setor e de assuntos em comum, por exemplo.
Crie políticas de acesso e uso dos documentos
Como medida de segurança, tanto com relação à integridade dos documentos quanto ao funcionamento administrativo da empresa de forma geral, é necessário criar regras para o arquivamento e o acesso desses documentos.
Assim, seja qual for o formato do documento (físico ou digital), é possível gerenciar os arquivos com acesso livre e aqueles destinados apenas às lideranças. Tal controle pode ser feito por senhas, métodos de solicitação e normas de uso dos documentos.
Crie uma tabela de temporalidade
Descartar parte dos papéis ou arquivos digitais é necessário para liberar espaço nas prateleiras ou softwares da empresa. No entanto, cada tipo de documento possui um prazo de vida útil que deve ser respeitado.
A tabela de temporalidade determina o tempo de arquivamento de cada tipo de documento, evitando que os funcionários se desfaçam de recibos, duplicatas e contratos antes do prazo estabelecido pela legislação vigente.
Utilize a tecnologia a seu favor
Uma das maneiras mais eficientes de organizar os arquivos de sua empresa é por meio da Gestão Eletrônica de Documentos (GED), um software que integra todos os dados da companhia em uma única plataforma, de forma organizada e separada por filtros.
Investir em GED agiliza as tarefas diárias, uniformiza os processos, tornando-os mais compreensíveis, faz backups automáticos e minimiza a perda de dados.
Neste artigo, falamos sobre a importância da gestão eficiente de documentos e como ela pode otimizar os resultados da sua organização.
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