A transformação digital chegou a todas as organizações – e a gestão de documentos é uma das principais áreas afetadas por essas mudanças. Isso porque a redução do uso de papel, a otimização de produção de documentos e a automação de processos não são mais meras tendências: já fazem parte da realidade de muitas empresas que buscam garantir sua diferenciação no mercado.
Ao pensarmos na otimização de espaços e redução de custos com a produção e armazenamento de documentos, logo vem à mente a digitalização, mas esse não é o único método utilizado para este propósito.
A microfilmagem é uma técnica amparada por lei que visa registrar com segurança a documentação empresarial. Ainda que, em alguns casos, tenha sido substituída pela digitalização, esta solução está em alta e possui diversas vantagens.
Acompanhando a evolução tecnológica, hoje temos a microfilmagem eletrônica. E é sobre esse tema que iremos falar neste artigo. Para saber mais, continue a leitura!
A microfilmagem consiste no armazenamento de dados em microfilme, ou seja, é um processo de “fotografia” dos documentos, que ficam registrados de forma segura por até 150 anos, sem a possibilidade de alteração do conteúdo original.
Trata-se de um processo amparado por lei (lei nº 5.433), que garante autenticidade, legibilidade e integridade das informações registradas, além de possuir baixo custo, grande longevidade e fácil acesso.
Enquanto a microfilmagem convencional ocorre de forma analógica e registra os documentos em película, a microfilmagem eletrônica disponibiliza ainda uma versão digital do arquivo.
Esse é um diferencial importante, já que permite o acesso remoto e descentralizado às informações registradas, porque a sua versão digital é compatível com muitos softwares de gestão documental.
Dessa forma, a microfilmagem eletrônica conta com a segurança da gravação em película de microfilme e com a facilidade da versão digitalizada. Assim, os documentos registrados ficam “imunes” à obsolescência dos hardwares.
Como dito anteriormente, a microfilmagem é um procedimento simples e eficaz para armazenar informações importantes em diversas organizações, poupando espaço, tempo e dinheiro.
Para as empresas que buscam digitalizar e automatizar seus processos, esta é uma alternativa que oferece tranquilidade, confiabilidade e segurança. As vantagens dessa metodologia são várias, como detalharemos a seguir.
Já citamos que as películas de microfilme têm durabilidade de mais de 150 anos, portanto o processo de capturar as informações e transformá-las em imagens evita que os arquivos se deteriorem com o tempo.
Além disso, os arquivos ficam protegidos de incidentes como inundações e incêndios.
Mais ainda, poupa-se espaço físico dentro das organizações, uma vez que não há mais a necessidade de se armazenar tanto papel.
Sabe-se que os prejuízos com a falsificação de documentos são inúmeros, afetando a produtividade e a qualidade do serviço oferecido pela empresa.
Com a microfilmagem, esse risco é diminuído, já que o microfilme não permite alterações e garante o sigilo das informações.
Na rotina de muitas empresas e escritórios, ter acesso facilitado aos documentos necessários otimiza a produtividade, porque o tempo gasto procurando um arquivo físico em meio a tantos outros poderia ser utilizado para a realização de outras atividades.
Nesse sentido, a microfilmagem torna o fluxo de trabalho mais ágil e simplificado, porque o acesso às informações se dá de forma muito mais rápida, já que os microfilmes (e suas versões digitalizadas) estão disponibilizados em pequenos espaços físicos e em softwares de gestão documental, de fácil manuseio.
Conforme visto durante este artigo, a microfilmagem eletrônica é uma excelente alternativa para realizar o armazenamento e a gestão de documentos nas empresas, principalmente naquelas que buscam se diferenciar e agilizar a prestação de serviços aos seus consumidores finais.
Conte com a Arquivoteca para realizar este procedimento em sua organização. Afinal, cuidar de seus documentos é nosso papel.
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