Que é preciso armazenar documentos de forma correta você já sabe, pois, inúmeras vezes pontuamos a importância da preservação desses dados.
Mas tão importante quanto o armazenamento é o descarte de documentos, pois é preciso que exista uma organização efetiva para que não haja desperdício de espaço e papelada sem utilidade em sua empresa!
Quando pensamos em documentos originais depois de digitalizados, a dúvida pode ser ainda maior. É sobre isso que vamos falar hoje!
Há algum tempo as empresas estão procurando meios para poderem trabalhar e armazenar seus arquivos de maneira digital.
Tanto pela segurança e facilidade dos processos, como pelo benefício da organização e espaço interno.
Em 19 de março de 2020, o governo federal publicou, no Diário Oficial da União (DOU), o Decreto 10.278/2020, que garante aos documentos digitalizados os mesmos efeitos legais e valores dos originais!
Mas isso significa que agora podemos descartar todos os documentos originais?
De acordo com o decreto, após o processo de digitalização, realizado conforme determinações, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.
A portaria em seu texto inicial afirma que arquivos de valor histórico devem ser protegidos e mantidos, e da mesma forma que existe um processo de validação desses documentos, as versões digitalizadas precisam do padrão de chaves ICP-Brasil para afirmação de veracidade.
Cada documento tem um tempo certo de descarte, e a digitalização não elimina a obrigação de guarda do original.
De acordo com a Lei nº 5.433, de 08 de maio de 1968 e alterada pelo Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996, a microfilmagem é o único método que permite o descarte de documentos físicos após digitalizados.
Esse processo consiste na reprodução de papéis em microfilmes de alta qualidade de prontos para a visualização e reimpressão.
Dessa forma, fica garantido mais segurança contra a ação do tempo, além de minimização de riscos de falsificação e economia de espaço físico.
Essa lei deixa claro que os documentos microfilmados poderão ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou qualquer outro processo que assegure a desintegração. Os originais só poderão ser eliminados depois dos microfilmes estarem arquivados.
Se considerarmos que cada documento possui um tempo específico de guarda e exercimento de sua função, é possível imaginarmos a quantidade de papelada que está acumulada em muitos escritórios, departamentos e organizações.
Manter documentos de forma organizada e pelo período de validade legal estabelecido é uma forma prática de evitar problemas futuros, como cobrança de pagamentos ou ações judiciais.
Os prazos legais dos documentos são determinados pela prescrição e decadência que estão previstos na legislação, assim, depois de decorrido esse prazo, o Poder Público não pode mais ajuizar nenhum tipo de ação ou cumprimento de qualquer obrigação empresarial.
Cada documento irá observar prazos específicos que podem variar entre 5, 10 e 30 anos.
Documentos como recibos e comprovantes de contas, como de água, luz, telefone, e outros serviços considerados essenciais devem ficar guardados por um período de cinco anos.
Outros documentos como, por exemplo, os recibos de pagamento de condomínio não devem ser descartados ou eliminados por todo o período em que o morador estiver habitando ou utilizando o imóvel.
Faturas de cartão de crédito, segundo o PROCON, devem ser guardadas por um ano até que seja feita sua eliminação. Outros documentos como as notas fiscais de compra e certificados de garantia de produtos e serviços têm de ser mantidos pelo prazo da vida útil do produto ou serviço adquirido.
Confira alguns exemplos de documentos e suas validades:
Acordo de compensação de horas (retroativo à data da extinção do contrato de trabalho);
GRCS – Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical – Livros, cartão ou fichas de ponto (retroativo à data da extinção do contrato de trabalho);
CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (primeiro dia do exercício seguinte).
CAT – Comunicação de Acidente do Trabalho (primeiro dia do exercício seguinte);
GPS – Guia da Previdência Social original (primeiro dia do exercício seguinte);
Recibos de pagamentos de salário, férias e 13º (primeiro dia do exercício seguinte);
Histórico clínico (primeiro dia do exercício seguinte);
Registro PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (planejamento anual seguinte).
Depósitos do FGTS (primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado);
PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário (primeiro dia do exercício seguinte).
Especialistas afirmam que além do descarte correto, o local de armazenamento desses dados também merece uma atenção especial, já que excesso de exposição do sol e umidade podem produzir danos e apagar informações essenciais.
Dessa forma, a Arquivoteca garante a manutenção segura, ágil e sigilosa de todos os seus documentos, bem como a eliminação correta dos mesmos.
Assim você mantém seus dados e informações protegidos pelo tempo necessário e garante o descarte de documentos efetivos e sem perda ou quebra de sigilo de clientes
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