Isso porque a má gestão deles pode provocar prejuízos e até fazer com que o empresário seja obrigado a pagar mais de uma vez por um tributo, por exemplo.
Atualmente, estas medidas são asseguradas pela Lei Brasileira, de forma bastante rígida. Por isso, além de realizar o pagamento dos tributos, é necessário guardá-los por um período, caso sua apresentação seja necessária. De acordo com esta legislação, documentos contábeis e legais devem ser guardados por pelo menos 5 anos.
No entanto, em alguns casos a recomendação para armazenamento de documentos trabalhistas – como folha de pagamento e registro eletrônico – é de 10 anos, e o arquivamento de comprovantes como o pagamento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) pode se estender até 30 anos.
O prazo para armazenar documentos de forma física varia conforme a especificação do documento, veja abaixo a lista de documentos que, segundo a legislação, devem ser armazenados pelo prazo de 5 anos:
A melhor solução para armazenar e gerenciar estes documentos de forma segura é por meio da digitalização. Com as soluções disponibilizadas pela Arquivoteca, você facilita todo trabalho de gestão de informações da sua empresa, além de garantir segurança para seus documentos, otimizar os processos internos relacionados a eles e assegurar a transformação digital.
Lembrando que documentos e livros fiscais podem ser armazenados em meio eletrônico mantendo o mesmo valor comprobatório que o original no que diz respeito aos procedimentos de fiscalização.
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