O Gerenciamento Eletrônico, ou simplesmente GED, é um produto da transformação digital que vem se destacando nas empresas há alguns anos.
Esse software é composto por ferramentas tecnológicas que permitem facilitar e otimizar a administração de documentos, principalmente no meio digital. Através do GED, é possível gerenciar, rastrear e armazenar arquivos de maneira prática e segura.
Se você acredita que essa é uma solução necessária para potencializar os processos da sua organização, mas não sabe quais requisitos considerar ao contratar o serviço de GED, este artigo é para você! Continue a leitura e descubra as funcionalidades essenciais para um bom sistema de gerenciamento de documentos!
O que é e quais são as funcionalidades de um sistema GED
Conforme dissemos anteriormente, os softwares GED têm como objetivo reunir e controlar todos os dados e informações de um determinado negócio.
Dentre os benefícios de contar com um sistema GED, podemos citar:
Rapidez na localização de documentos;
Aumento da produtividade;
Controle automático de versões de documentos;
Redução de custos com materiais de escritório;
Facilidade no compartilhamento de arquivos;
Maior segurança das informações.
Cada sistema de Gestão de Documentos Eletrônicos é único, com aplicações e funcionalidades personalizadas. No entanto, para que seja considerado um bom software, o GED deve ter pelo menos as seguintes funções: captura, organização, busca e operação/gestão.
As funcionalidades de captura envolvem métodos variados para incluir os documentos no GED, tais como e-mail, drag and drop, upload e captura por URL. Por sua vez, as funcionalidades de organização devem garantir a devida identificação dos documentos dentro do GED, com a utilização de índices parametrizáveis, sugestões automáticas de identificação e pastas.
Da mesma forma, as funcionalidades de busca permitem que os documentos sejam encontrados com rapidez e precisão. Busca por conteúdo, sugestões de busca e buscas salvas são bons exemplos.
Por fim, temos as funcionalidades de gestão e operação, que visam facilitar e otimizar o manuseio de documentos, criando sistemas de comentários e notificações, regras de permissionamento ou compartilhamento por e-mail, por exemplo.
O que considerar na hora de escolher um sistema GED?
Conforme dissemos ao longo deste artigo, o GED é um sistema bastante complexo, com funcionalidades que visam otimizar a atuação das empresas, economizando tempo e recursos.
No mercado, existem diversas opções de GED disponíveis para contratação. Mas é preciso ficar atento a alguns detalhes na hora de fazer a sua escolha. Confira a seguir algumas dicas!
Opte por sistemas fáceis de usar
O objetivo principal de um sistema GED é facilitar a rotina de trabalho de seus colaboradores. Portanto, é essencial escolher um software simples de usar, com uma interface atrativa e fácil de ser compreendida. Caso contrário, acabará mais atrapalhando do que ajudando.
Escolha uma opção que facilite a busca e a classificação dos documentos, como data de elaboração, tipo, edição, termos e dados.
Escolha softwares que automatizam o trabalho
De nada adianta contratar um serviço de GED se os seus colaboradores continuarem a realizar processos manuais e repetitivos ao lidar com documentos.
A ideia deste tipo de solução é justamente automatizar tarefas e permitir que o fluxo de trabalho aconteça de forma mais produtiva, sem tanto desperdício de tempo e recursos no dia a dia da empresa.
Entenda se o sistema se adequa às necessidades da sua empresa
Cada empresa é única e seus processos e documentos também são. Portanto, ao contratar um sistema GED, verifique se a ferramenta é flexível e permite a adaptação para as demandas que a sua organização possui. Um sistema rígido, além de não atender às suas necessidades, pode atrapalhar o fluxo de trabalho.
Neste artigo, falamos sobre os sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos e como eles são importantes para a otimização da rotina das organizações. Além disso, demos algumas dicas para o momento de contratação de um software do tipo para sua empresa.
Na Arquivoteca, desenvolvemos uma metodologia exclusiva para processo de organização de documentos. Tratamos a informação em todo o seu ciclo de vida, e não apenas na fase de arquivamento.
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