O cenário de transformação digital que estamos vivenciando exige que as empresas ofereçam respostas ágeis às demandas do consumidor, contando com uma comunicação eficiente, informações seguras e confiáveis, além de colaboração entre setores.
O controle de processos é uma forma de analisar, de forma ampla, todas as atividades realizadas pela empresa, buscando falhas e oportunidades de melhoria. Isto auxilia na otimização dos recursos, no aumento da produtividade e da qualidade dos produtos ou serviços oferecidos.
Um bom controle de processos é essencial para a adaptação da empresa ao mercado. Nesse sentido, os sistemas de workflow surgem com o objetivo de gerenciar os processos organizacionais de modo que tais vantagens possam ser aproveitadas.
Neste artigo, você irá entender como funciona um sistema de workflow e como ele pode contribuir para o aumento da lucratividade da sua empresa. Confira!
Gestão de Fluxos de Trabalho (Workflow Management) é uma ferramenta de Business Process Management – BPM (Gestão de Processos de Negócio) que tem como objetivo analisar a execução dos processos internos de uma empresa, a fim de detectar atrasos e desperdícios que deem oportunidades para melhorias e remodelagens do processo.
Além disso, o Workflow Management leva à automatização dos processos, substituindo atividades executadas manualmente e armazenando informações de desempenho, o que permite sua análise em tempo real.
Dessa forma, podemos dizer que as principais funções de um sistema de workflow envolvem: o aumento da eficiência nas operações do dia a dia, a promoção de melhorias contínuas no processo e o fornecimento de informações necessárias para a tomada de decisões estratégias, táticas e operacionais.
Na prática, o workflow é a automação dos processos do negócio, criando-se uma hierarquia e regras a serem seguidas. Por meio do workflow, a organização passa a ter mais controle sobre os documentos, informações e tarefas executadas por cada colaborador, o que garante maior produtividade.
Com a otimização do fluxo de trabalho na empresa, será possível identificar os gargalos existentes, o que irá gerar a redução de custos e o aumento da lucratividade.
Como dito ao longo desse texto, a implementação de um sistema de workflow está relacionada a um contexto mais amplo de gestão, em que os colaboradores da empresa possuem maior clareza sobre os objetivos de suas atividades, entendendo como seu trabalho pode contribuir para a entrega de um serviço ou produto de qualidade para o consumidor.
O Business Process Management, do qual o workflow é parte essencial, possibilita que os gestores tenham em mãos um detalhado mapeamento das atividades ali realizadas. Dessa forma, toda a equipe possuirá maior controle sobre as informações relevantes e contribuirá para a elaboração de planos de ação para realizar melhorias nos processos.
Em suma, o workflow funciona como uma ferramenta que irá garantir a adequação de sua empresa ao cenário dinâmico que o mercado impõe, levando a transformação digital para o centro de seu negócio.
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