Já se foi o tempo em que o gerenciamento manual de documentos atendia as necessidades da sua empresa. Hoje, é essencial o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).
Continue a leitura para saber como funciona essa tecnologia e como ela pode auxiliar no gerenciamento da sua empresa.
GED é uma solução tecnológica responsável por promover a digitalização, o armazenamento, a gestão e o controle de acesso dos documentos.
Com isso, é possível ter consultas seguras, rápidas e de qualquer lugar aos materiais e informações de documentos corporativos. Além disso, todos os conteúdos ficam protegidos de extravios, danos e de vazamento de dados.
Muitas ferramentas integram o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, desde a captura até a automação de processos relacionados à organização documental.
Os documentos gerenciados, como planilhas, contratos, recibos e demais informações empresariais são digitalizados e organizados dentro de um sistema, onde podem ser posteriormente acessados apenas por pessoas autorizadas.
A implantação do GED nas empresas promove a organização correta das informações, materiais e conteúdos corporativos, além de garantir a segurança dos dados.
Assim, o sistema para a gestão de documentos é altamente indicado para setores que lidam com documentos, como:
Administrativo e financeiro;
Contabilidade;
Jurídico;
Recursos humanos;
Demais setores que manuseiam documentos, como a área comercial, marketing e outros.
Todos os documentos referentes a essas áreas que antes ocupavam espaço em gavetas e até salas, hoje podem ser digitalizados e armazenados sem ocupar espaço físico.
Como resultado de todos os processos implementados pelo GED, sua organização obtém inúmeros benefícios. Vamos ver os principais:
Sabia que um funcionário pode perder até duas horas por dia buscando documentos extraviados ou perdidos entre os setores da empresa? É o que diz uma pesquisa da ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos).
Com isso já é possível notar que a tecnologia é uma grande aliada para a empresa em questão de organização, agilidade, eficiência, otimização do tempo e produtividade.
Ainda de acordo com a ABGD, grandes organizações perdem um documento a cada 12 segundos, sendo o valor para recuperá-lo em média US$120. Com o GED, os gestores eliminam a perda de arquivos, economizando e muito neste sentido.
Outro ponto relativo à economia está na redução ou até eliminação de espaços físicos destinados para a guarda de arquivos físicos.
A tecnologia tem um papel muito importante para a segurança dos dados e informações. Afinal, evita que os documentos fiquem expostos a riscos físicos como poeira, sol e umidade, que causam a deterioração e a consequente perda dos conteúdos.
Com os documentos digitalizados na nuvem, seus dados estarão seguros com medidas fortalecidas de segurança, como backups e criptografia, dificultando ataques cibernéticos.
Investir em tecnologias e digitalização é garantia para sua empresa de se destacar no mercado, sair na frente da concorrência e aumentar a competitividade.
O GED pode ajudar para ter sucesso na implementação da transformação digital. A Arquivoteca é a sua melhor solução! Conheça nosso serviço de gestão de documentos e leve sua empresa para outro patamar!
mtvendas@arquivoteca.com.br | comercial@arquivoteca.com.br
(67) 3378-3100 | (65) 3611 7999
Preencha o formulário abaixo e entraremos em contato
